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Eine Vielzahl kleinerer Unternehmen beschäftigt keinerlei Mitarbeiter, benötigt daher auch keine Lohnbuchhaltung. Sobald jedoch nur ein einziger Arbeitnehmer eingestellt wird, ändert sich Grundlegendes. Die meisten Unternehmen, die Mitarbeiter beschäftigen, beauftragen für die Lohnbuchhaltung einen externen Dienstleister, in der Regel eine Steuerberatungskanzlei. Dies geschieht in erster Linie aus betriebswirtschaftlichen Gründen, denn selbst bei einer Anzahl von 100 Mitarbeitern im Unternehmen ist die Unterhaltung einer eigenen Abteilung für die Lohnbuchhaltung aus Kostengründen selten sinnvoll.

Vor Beschäftigung des ersten sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmers benötigt der Unternehmer eine sog. Betriebsnummer. Diese ist bei der Agentur für Arbeit zu beantragen und gilt dann auch für jeden weiteren Arbeitnehmer. Neben der Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) des neuen Arbeitnehmers werden noch dessen Sozialversicherungsnummer, die Individualdaten wie Geburtsdatum, Anschrift und die Angabe benötigt, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt. Mit diesen Daten und dem Beginn der Beschäftigung werden die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) von Arbeitnehmern durch die beauftragte Steuerberatungskanzlei von der Finanzverwaltung online abgerufen. Darin enthalten sind die Steuerklasse, etwaige Freibeträge und die Anzahl der Kinder. Nach entsprechender Wahl der Krankenkasse durch den Arbeitnehmer erfolgt sodann die Meldung bei der Krankenkasse unter Angabe der Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers. Weiterhin erfolgt eine Meldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft (BG).

Zu den Aufgaben der Lohnbuchhaltung gehört auch die Führung des Jahresurlaubskontos sowie im Falle des Ausscheidens die Abmeldung des Arbeitnehmers bei der Krankenkasse und bei der Berufsgenossenschaft.

=> Lohnsteueranmeldung

Lohnbuchhaltung
Silvia SlubikSteuerberater
  • Staatl. gepr. Betriebswirt