Aus den Hinweisen der Bundessteuerberaterkammer zur Tätigkeit des Steuerberaters als Praxisabwickler (§ 70 StBerG), beschlossen vom Präsidium der Bundessteuerberaterkammer am 5. März 2009:

Der Steuerberater hat die Handakten für die Dauer von zehn Jahren nach Beendigung des Auftrags aufzubewahren (§ 66 Abs. 1 Satz 1 StBerG). Allerdings besteht die Möglichkeit diese Zeit abzukürzen und die Mandanten zur Entgegennahme der Handakten aufzufordern (§ 66 Abs. 1 Satz 2 StBerG). Darüber hinaus sind die Fristen nach § 147 AO zu beachten. Die Aufbewahrungspflicht und das Recht, die Mandanten zur Entgegennahme der Handakten aufzufordern, geht im Todesfall des Steuerberaters auf die Erben bzw. den Abwickler über. Der Abwickler sollte versuchen, möglichst alle Mandantenunterlagen an diese herauszugeben. Die für eine Fristverkürzung notwendige Aufforderung zur Entgegennahme der Handakte muss nachgewiesen werden. Einem Bestreiten sollte durch einen Zustellungsnachweis vorgebeugt werden. Ist der Mandant nicht erreichbar, sind weitere Ermittlungen erforderlich, z.B. eine Nachfrage bei der Meldebehörde. Bleibt der Auftraggeber unerreichbar, muss die zehnjährige Aufbewahrungsfrist eingehalten werden. Die Handakten sind in diesem Fall von dem ehemaligen Steuerberater, den Erben oder dem Praxisabwickler aufzubewahren. Sofern die Steuerberaterkammer einverstanden ist, kann auch sie die Aufbewahrung übernehmen.

In jedem Fall ist die Verpflichtung zur Verschwiegenheit zu beachten. Werden die Mandantenunterlagen von der Steuerberaterkammer oder den Erben aufbewahrt, so sind die Akten, etwa durch Verschluss und/oder Versiegelung, vor unberechtigter Einsichtnahme zu schützen.